De leerkracht is de enige die in het leerling dossier werkt. Wanneer er sprake is van een duobaan krijgen beide leerkrachten toegang tot de gegevens van die groep. Zij moeten goed duidelijk kunnen maken waar de verschillen in opvattingen zitten over de betreffende leerling en moeten wel goed afstemmen hoe hun aanpak eruit gaat zien. Heeft een leerkracht meerdere groepen dan wordt hij aan al die leerlingen gekoppeld.

De intern begeleiders kunnen meekijken in de dossiers. Zij kunnen er geen veranderingen in aanbrengen en kunnen dus geen dossiers bewerken zoals de leerkrachten. De ib-er kan wel per mail reageren op de observaties en krijgt via de mail door wanneer een observatie is afgehandeld.

De directie kan meekijken in de dossiers. Voor de directies zijn met name de rapportages op groeps- en schoolniveau van belang. Zij kunnen de dossiers niet bewerken en hebben geen mailfunctie. Het gaat alleen om de inzage in de gegevens.

Per school wordt een beheerder benoemd. Die kan gedurende het schooljaar wijzigingen doorvoeren in de groepen, de leerlingen en de gebruikers. De beheerder heeft verder geen toegang tot de leerling dossiers.

De beheerder kan in overleg met de betrokkenen personen toevoegen die ook belang hebben bij het inzien van de resultaten van de observaties:

• De leerkracht van groep 3. Deze kan dan zien hoe zijn groep aan het begin van groep 3 ervoor staat.
• De leidster van de peuterspeelzaal. Zij kan dan zien, hoe bepaalde leerlingen die zij op de peuterspeelzaal heeft begeleid, nu in groep 1 functioneren.
• Anderen. De school kan zelf bepalen of en wie ook in het programma toegevoegd kan worden.